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国や学校によって異なりますが、共通するおおまかなパターンとしては、留学先の学校や教育委員会・教育省などに「ホームステイコーディネーター」がいて、ホームステイ先の候補リストを作ります。

ステイ先の候補となる家庭には、しっかりとした基準が設けられており、基準を満たした家庭でなければステイ先にはなれません。候補選びは、次のような流れで行われます。
まず、留学生を受け入れたいと申し出てくれるボランティアの家庭を募集します。
そして応募のあった家庭に、ガイダンスを行います。ガイダンスの内容は、「実際ホームステイを受け入れた場合に何が必要か」「何をやらなければならないのか」「期待されること」など。
学校によっては、これを何度か繰り返し、きちんと対応できない家庭は書類選考の時点で候補から外します。
ある程度絞ったところで、学校側が実際にその家庭を訪問し、さらに詳しくガイダンスを行います。ホームステイ先では、留学生に1室をまるまる提供するのが一般的です。これに対応できるか否かなどの確認をおこないます。
「どのお部屋を留学生用に提供してくれるのか」「その部屋にはどういう家具・設備があるのか」「（必要なものがない場合）用意すると約束してくれるか」など、細かくチェックしていきます。
これは10年以上前ですが、自宅のガレージを改装した場所に5～6人の留学生を一度に押し込んでいた、というひどいケースもあったようです。現在は、そのようなことがないように、事前にきちんとスクリーニング（審査）を行っているのです。
ステイ先候補の家族とは、もちろん面談もします。さらに犯罪歴の有無も全て、警察を通して確認します。
このようにして選ばれた家庭が、ホームステイ先の候補としてあがってくるのです。ホームステイ希望者が出た際、このリストの中から選ばれてステイ先を決定します。
状況によっては、あらかじめ希望を聞いてもらえるケースもあります。小さな子供がいる家が良い、もしくは子供がいない家が良い、などです。海外ではペットを飼っている家庭が多く、ペットを希望するのは問題ありません。しかし逆にペットアレルギーや花粉症などの問題がある場合、後でトラブルにならないように確認することも必要です。

条件を聞きながらマッチングをして、その条件に合う家庭をリストから探すことになります。こういった一連の作業をしてくれるのが、ホームステイコーディネーターです。
ホームステイコーディネーターというのは本当に大変な仕事です。1つのホームステイ先を決めるというのは容易な作業ではありません。逆の立場で考えてみると、想像がつきやすいでしょう。「ホームステイをしたい」という外国人が日本へ来て、受け入れ先を探しても、簡単には見つからないと思いませんか？
留学生から、「ホームステイ先の候補を3つ4つあげてほしい」とリクエストされることがしばしばあります。その留学生は、「3つ4つあがってきた中から、条件が良さそうなところを選びたい」という認識なのだと思いますが、これには対応できないケースが多いです。
厳しいスクリーニングに合格した家庭が、そんなにたくさん余っているわけではありません。また、実際に合うか合わないかは、生活を始めてみないと分かりませんよね。ホテルを選ぶ感覚では決められないのです。
あくまでも、ステイ先の家庭が「受け入れてくださる」という気持ちを大切にしましょう。